Daten sichern bevor die lebenslange Forschung weg ist

Wer kennt das nicht: Im Frühling arbeitet man hart im Garten, beseitigt die alten Pflanzen und pflanzt neue ein. Freut sich über die ersten Knospen und dann kommen die Eisheiligen und innerhalb kürzester Zeit ist die ganze Arbeit vernichtet. Selbst wenn man keinen eigenen Garten hat, sondern nur einen Balkon – der Schaden ist sehr ärgerlich und frustrierend. Aber zwangsläufig fängt man wieder von vorne an.

Hat man jahrelang Zeit und Kraft in die eigene Familienforschung gesteckt, dann ist der Verlust der Forschungsergebnisse ein absolutes Desaster.

In der IT Welt stellt man sich nicht die Frage, ob die Festplatte kaputt geht sondern wann. Daher werden Daten von Firmen schon längst durch regelmäßige Sicherung vor einem Verlust geschützt. Doch Privatpersonen ignorieren die Möglichkeit eines Datenverlustes gerne mal – oder vergessen es die Daten regelmäßig zu sichern.

Die meisten Personen sichern ihre Daten auf einem externen Speichermedium wie USB-Stick oder externe Festplatte. Aber auch CD, CD-Rom oder DVD sind eine Möglichkeit für die Datensicherung. Andere benutzten Cloud-Dienste, bei denen die Daten auf externen Servern gesichert werden. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat zur Datensicherung ein interessanten Beitrag für alle Privatpersonen veröffentlicht – nicht nur für die Sicherung von Forschungsergebnissen interessant.

Doch was genau sollte gesichert werden? Erst einmal natürlich die Dokumente wie eingescannte Urkunden, Briefe, Fotos und andere Unterlagen, die sich im Laufe der Zeit angesammelt haben. Daneben aber auch die Daten, die man in seinem Genealogie-Programm hinterlegt hat. Dazu kann eine GEDCOM-Datei erstellt werden, die bei Bedarf wieder in das Genealogie-Programm geladen werden kann.

Ein großes Problem bei der Datensicherung übersehen die meisten Forscher jedoch: Datenformate ändern sich! Hat man seine Familienforschung jahrelang auf einem PC bearbeitet, dann können die Datenformate vielleicht von einem anderen PC nicht mehr geöffnet oder bearbeitet werden. Das ist besonders ärgerlich, wenn der gesamte PC kaputtgeht und man sich einen komplett neuen anschaffen muss. Daher sollten auch die Datenformate regelmäßig überprüft und ggf. angepasst werden. Wird von Anfang an auf plattformunabhängige Dateiformate wie PDF oder die Bilddateien jpeg oder png zurückgegriffen, kann das Risiko minimiert werden, dass Dokumente auf einem anderen PC nicht mehr aufgerufen werden können.

Man wünscht es niemanden, aber im Jahr gibt es mehrere Tausend Wohnungsbrände. Wenn also die Sicherungskopie der Daten z.B. auf einer externen Festplatte direkt neben dem PC aufbewahrt wird, dann sind auch diese Daten verloren und die Datensicherung war umsonst. Daher sollte man eine Kopie der Daten räumlich getrennt aufbewahren z.B. bei Familienangehörigen oder in einem Schließfach.

Nicht nur eine regelmäßige Datensicherung in langlebigen Dateiformaten ist wichtig, auch eine regelmäßige Anpassung von PC oder Laptop ist sinnvoll. Sofern dann auch noch eine Datenkopie an einem sicheren Ort aufbewahrt ist, ist ein kompletter Datenverlust fast unmöglich. Und wer seine Forschungsergebnisse zudem publiziert, hilft auch noch anderen Familienforschern.

Quelle: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik & Familienforschung (Ausgabe 2019/2020)